Contexte
En tant que professionnel libéral, vous êtes amené dans le cadre de votre activité à émettre un certain nombre de documents à destination de vos clients (devis, factures, consultations, feuilles de soin) ou de vos salariés (registre du personnel, feuilles de paie, déclarations aux organismes sociaux).
De même, vous recevez des documents de vos fournisseurs, de l’Etat et des collectivités publiques.
Vous tenez une comptabilité et payez les impôts et les cotisations sociales dûs à raison de votre activité.
Vous participez à des opérations avec des tiers et pouvez être amené à signer des contrats (pour la location ou l’acquisition de votre local, du matériel, d’un véhicule, ou pour nouer des partenariats).
Si vous travaillez à l’international, vous avez peut-être affaire à la Douane, vous manipulez des devises, vous vous déplacez à l’étranger…
La question de la durée de conservation de tous ces documents professionnels est fondamentale :
- c’est d’abord un moyen pour vous de vous protéger et de défendre vos droits vis-à-vis des tiers ;
- c’est aussi la période pendant laquelle l’Administration pourra vous contrôler pour s’assurer que vous avez respecté la loi.
La difficulté en la matière vient du fait qu’il n’y a pas une mais des durées de conservation de vos documents en fonction du domaine concerné.
Nous allons vous présenter les grandes catégories de documents et les durées de conservation correspondantes.
Les documents comptables et fiscaux
Documents et pièces comptables
En matière comptable, les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant 10 ans.
Documents fiscaux
En matière fiscale, il est prévu que les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’Administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans (LPF, art. L 102 B).
Cette obligation s’applique dans les domaines suivants :
- l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés,
- les revenus catégoriels comme les bénéfices non commerciaux (BNC), les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices agricoles (BA),
- la cotisation foncière des entreprises
- la TVA et les autres taxes assises sur le chiffre d’affaires
Elle concerne à la fois :
- les documents comptables (voir. 2.1),
- les documents bancaires (relevés bancaires, remises de chèques, ordres de virement),
- les déclarations fiscales,
- les rôles et avis d’imposition reçus.
Les documents liés à la gestion de votre personnel
Vous devez conserver pendant 5 ans tous les documents suivants :
- bulletins de paie,
- registre unique du personnel,
- contrats de travail,
- lettre d’engagement, de démission, de sanction disciplinaire, de licenciement,
- salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte,
- fiche individuelle concernant l’intéressement et la participation,
- régimes de retraite,
- déclarations d’accident du travail,
- contrats de travail, lettres d’engagement, de démission, de sanction disciplinaire, de licenciement et fiche individuelle concernant l’intéressement et la participation.
Remarque : En pratique, l’entreprise conserve souvent un double à vie des bulletins de paie, dans le cas où les salariés en auraient besoin pour faire valoir leurs droits à la retraite.
La durée de conservation est ramenée :
- à 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires,
- et à 1 an pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.
En matière d’assurance
Les documents suivants sont conservés pendant un délai de 2 ans :
- quittances,
- avis d’échéance,
- courriers de résiliation,
- preuves du règlement.
Les contrats d’assurance doivent être conservés pendant toute la durée du contrat et pendant les 2 années suivantes.
Attention : Ces documents peuvent être conservés plus longtemps dans le cadre d’une prescription plus longue prévue dans un autre domaine (notamment en matière fiscale (6 ans), ou comptable (10 ans)).
Un dossier de sinistre corporel (factures, expertises, certificats médicaux…) doit être conservé pendant 10 ans après la fin de l’indemnisation.
Les documents civils et commerciaux
La durée légale varie en fonction du type de document. A titre d’exemple, voici les durées minimales de conservation pour les documents suivants :
Type de document | Durée minimale de conservation |
Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
Déclaration en douane | 3 ans |
Document de transport de marchandises | 5 ans |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Bien entendu, si des durées plus longues sont prévues dans un autre domaine pour le même document, il conviendra de s’y conformer.
Pour ne pas commettre d’erreur, un simulateur vous aide à trouver la durée de conservation adaptée. N’hésitez pas à le consulter.
Conseil ARAPL
Aucune sanction spécifique n’est prévue en cas de non-conservation de vos documents professionnels, si ce n’est en matière fiscale où l’amende peut aller jusqu’à 10.000 €.
En cas de doute, contactez votre ARAPL.